LEY 594 DE 2000

El objetivo de esta ley es establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivista del estado

archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por un persona o entidad publica o privado, en el transcurso de su gestión, conservado respetado aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución.

ARCHIVO PUBLICO: conjunto de documentos perteneciente a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio publico por entidades privadas

ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital

DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de informacion producida o resivida por una entidad publica o privada en razon de sus actividades o funcion

GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrada y técnicas tendientes a la planificación, manejo  y organización de la documentación producida y recibió por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización

FUNCIÓN ARCHIVISTA: Actividades relacionada con la totalidad de que hacer archivista, que comprende de la elaboración.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la información segun los materiales empleados ademas de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondiente tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo.

DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente primaria de información con todos los rasgo y características que permiten asigna su autenticidad e integridad